Daily Work Hub es una aplicación desarrollada sobre Microsoft Dynamics 365 y Dataverse para reunir en un único espacio la planificación diaria, la gestión de tareas, el registro de tiempo, las imputaciones, los proyectos, los informes y la facturación. Su objetivo es sencillo: convertir todo lo que ocurre durante la jornada en información útil, trazable y preparada para tomar decisiones.
La aplicación nace de una necesidad muy habitual en equipos de consultoría y servicios profesionales: las tareas viven en un sistema, el tiempo se registra en otro, las notas se dispersan entre correos y chats y, al final de mes, alguien tiene que reconstruir manualmente qué se hizo, para qué cliente y durante cuánto tiempo. Daily Work Hub elimina esa fragmentación utilizando Dataverse como fuente central de información.
Una página de inicio orientada a la jornada
La nueva Home funciona como centro de mando. Desde ella el usuario puede consultar las tareas del día, los temporizadores activos, las horas trabajadas, el objetivo diario y la evolución semanal. También muestra tareas próximas y vencidas, horas agrupadas por proyecto, actividad reciente y sesiones todavía pendientes de imputar.
La fecha del dashboard se puede cambiar para revisar otra jornada sin abandonar la pantalla. Los accesos rápidos conectan directamente con tareas, histórico, proyectos, timesheets, facturas, usuarios, informes, configuración e integraciones. La interfaz mantiene el contexto del usuario y adapta las acciones disponibles a sus permisos en Dynamics 365.
Gestión completa de tareas
Daily Work Hub permite crear tareas rápidas o completar una ficha operativa mucho más detallada. Cada tarea puede incluir proyecto, contacto, responsable, prioridad, estado, tipo de trabajo, producto, origen, fechas previstas, duración estimada, duración real y condición facturable.
- Creación, edición y duplicado de tareas.
- Asignación y reasignación a usuarios de Dynamics 365.
- Estados To Do, Doing, Blocked y Done con reglas de edición coherentes.
- Descripción enriquecida con listas, enlaces, citas y fragmentos de código.
- Se puede relacionar una tarea con otra mediante /, con navegación entre tareas.
- Menciones a usuarios mediante @, con notificación individual.
- Enlaces directos para compartir y abrir una tarea concreta.
- Modo normal o pantalla completa en escritorio y diseño adaptado a móvil.
- Identificación visual por código, tipo de trabajo, estado, prioridad y avatar.
Las tarjetas contextuales de usuario permiten consultar cargo, correo, horas semanales, trabajo del día y tareas activas sin abandonar la pantalla. Del mismo modo, las tarjetas de proyecto ofrecen información de consumo, disponibilidad, tarifa y estado de facturación.
Notas, archivos y trazabilidad dentro de la tarea
Una tarea no es solo un título y un estado. Daily Work Hub reúne en la misma experiencia las notas, los documentos y la actividad. Los usuarios pueden publicar notas con formato, mencionar a compañeros, adjuntar archivos de hasta 10 MB y previsualizar imágenes. La actividad conserva la creación, las reasignaciones y las transiciones de estado, incluyendo el usuario responsable de cada cambio.
Cuando una tarea está bloqueada o completada, el contenido permanece disponible en modo de consulta. Si es necesario continuar el trabajo, puede reabrirse directamente en Doing, preservando toda su historia.
Temporizadores y sesiones de trabajo
El registro de tiempo está integrado en el propio flujo de la tarea. El usuario inicia un temporizador desde una tarea activa y, al detenerlo, puede ajustar inicio, fin, duración, proyecto y descripción. La aplicación aplica automáticamente el mínimo de sesión y el redondeo configurado, y recalcula la duración real acumulada.
Es posible mantener temporizadores simultáneos cuando pertenecen a proyectos diferentes. La aplicación vuelve a comprobar el estado de la tarea en Dataverse antes de iniciar una sesión, evitando trabajar sobre una tarea que otro usuario o ventana haya bloqueado o completado.
De las sesiones a las imputaciones
Una de las características más potentes es la revisión previa a la generación de imputaciones. Las sesiones pendientes se agrupan por día, proyecto y cliente y se presentan en una rejilla temporal de cinco minutos. El usuario puede mover o redimensionar cada bloque antes de confirmar.
- Selección de las sesiones que se van a imputar.
- Agrupación por fecha, proyecto y cliente.
- Detección de huecos y solapes.
- Compactación opcional de pausas de hasta 30 minutos.
- Conservación de pausas mayores y del origen individual de cada sesión.
- Regeneración de la propuesta cambiando hora inicial u horas totales.
- Aviso cuando ya existe una imputación para el mismo proyecto y día.
- Cancelación de la revisión sin escribir información en Dataverse.
El resultado no es una cifra agregada sin contexto: cada imputación mantiene trazabilidad hasta las sesiones y tareas que la originaron.
Histórico con Grid, Kanban y calendario
El histórico permite localizar tareas antiguas o futuras mediante filtros por fechas, estado, proyecto y responsables. La información se puede consultar como Grid, tablero Kanban o calendario. Para grandes volúmenes se utiliza carga incremental, evitando bloquear la interfaz.
Los usuarios disponen de vistas predefinidas —Mis tareas, Todas las tareas y Tareas archivadas— y pueden crear vistas personales con sus propios filtros y columnas. Desde cada fila se puede editar, reasignar, archivar o eliminar una tarea cuando las reglas de estado lo permiten.
Proyectos mensuales y bolsas de horas
La aplicación distingue dos modelos de proyecto. En las bolsas de horas controla el total contratado, las horas consumidas, la disponibilidad, el posible exceso, la media semanal y la última imputación. En los proyectos de facturación mensual muestra las horas e importe estimado del periodo, la tarifa, el trabajo semanal, las tareas activas y el estado de la factura.
La tarifa vigente y el contacto principal se reutilizan en informes y facturación. El detalle de horas de un proyecto también puede exportarse a Excel.
Informes preparados para operar
Daily Work Hub incorpora informes diarios, mensuales y de consumo por proyecto. No se limita a sumar horas: compara modalidades de facturación, separa trabajo facturado y pendiente, calcula importes, agrupa resultados por cliente y detecta incidencias como bolsas agotadas o proyectos sin configuración de factura.
- Reporte diario según la fecha real de imputación.
- Reporte mensual por mes natural.
- Horas e importes por proyecto y cliente.
- Comparación entre facturación mensual, bolsas de horas y total.
- Consumo, disponibilidad y exceso de bolsas.
- Exportación a XLSX o ZIP según el informe.
- Preparación y envío de correos desde Dynamics 365 con sus adjuntos.
Facturación desde las imputaciones
El módulo de facturación toma las imputaciones pendientes de proyectos configurados para generar factura. El usuario selecciona cliente, periodo, proyectos y remitente, revisa horas, tarifas e importes y decide si quiere una factura conjunta o una factura por proyecto.
La generación es reanudable: si un proceso queda incompleto, puede continuar sin duplicar cabeceras ni líneas. También es posible ampliar una factura activa o crear una complementaria. El documento PDF se genera mediante el flujo de Power Automate configurado y puede enviarse a uno o varios contactos, agrupando varios PDF en un único correo.
Integración con Jira y Azure DevOps
Las tareas externas se pueden importar utilizando su URL. Antes de crear la tarea local, Daily Work Hub presenta una vista previa y permite completar el proyecto y los valores predeterminados. Se conserva el identificador y el enlace del elemento original.
Las correspondencias de estado se configuran por integración y la sincronización de estado y comentarios se ejecuta de forma controlada. Jira puede utilizar un flujo HTTP de Power Automate como backend o proxy, mientras que Azure DevOps admite la conexión configurada para el entorno. Si el sistema externo no está disponible, Dataverse continúa siendo la fuente de verdad del trabajo registrado.
Inteligencia artificial aplicada a tareas reales
La IA no aparece como un chat aislado, sino dentro de acciones concretas del ciclo de trabajo. Puede proponer una tarea desde lenguaje natural, estimar su duración utilizando el contexto disponible, traducir contenido y generar un resumen con las notas y la información de la tarea.
La búsqueda global se abre con Ctrl/Cmd + K y permite realizar consultas con lenguaje natural. «Que hice ayer?» y consulta tareas, sesiones, notas y nombres de adjuntos. Un código como TASK-123 abre directamente la tarea, sin necesidad de IA. Cuando la consulta comienza por ?, el modelo configurado interpreta preguntas en lenguaje natural. También se puede reinterpretar con IA una búsqueda literal que no haya producido resultados.
Configuración centralizada y seguridad de Dynamics 365
Cada usuario puede adaptar jornada, proyecto predeterminado, tipo de trabajo, condición facturable, duración mínima y redondeo. Los administradores configuran integraciones, flujos de facturación, remitentes y modelos de IA diferentes para creación, estimación, traducción y resumen.
Al estar construida sobre Dynamics 365 y Dataverse, la aplicación aprovecha usuarios, equipos, roles, permisos, auditoría y relaciones con clientes y contactos. La disponibilidad de las acciones se adapta al contexto de seguridad del usuario, sin crear un repositorio paralelo desconectado del CRM.
Una capa de trabajo sobre Dataverse
Daily Work Hub demuestra que una aplicación model-driven puede ampliarse con una experiencia de usuario específica sin renunciar al modelo de datos, la seguridad y la automatización de Power Platform. Los web resources ofrecen una interfaz rápida y responsive; Dataverse mantiene la información estructurada; Power Automate conecta procesos externos y documentos; y la IA aporta asistencia allí donde reduce trabajo manual.
El resultado es un ciclo continuo: planificar, trabajar, registrar, revisar, imputar, analizar y facturar. Todo dentro del mismo entorno y con trazabilidad desde la primera nota de una tarea hasta la factura final.
Daily Work Hub continúa evolucionando como una solución propia construida sobre Dynamics 365 y Power Platform. En próximos artículos profundizaré en su arquitectura, el modelo de datos y algunas de sus capacidades de inteligencia artificial.
